ERP-Systemen eilt der Ruf voraus, in ihrer Vielschichtigkeit etwas schwerfällig zu sein. Zudem wächst mit dem Ausbau und der Weiterentwicklung der ERP-Systeme deren Komplexität. Wer auf Einfachheit Wert legt, sollte daher an der Architektur arbeiten.
Autor: Mag. Johannes Keckeis, SIS Consulting GmbH
Architektur bei Anbietern
Die Geschwindigkeit, in der das Business neue Anforderungen an die Systeme stellt, nimmt immer weiter zu. Dabei geht es in erster Linie um mehr Flexibilität und Agilität, um entsprechend schnell auf veränderte Geschäftsparameter reagieren zu können: Die Anwender wünschen sich eine stabile, performante, einfache und intuitiv zu bedienende IT-Lösung. Sie soll zudem flexibel und einfach erweiterbar sein und die effiziente und effektive (ggf. automatisierte) Durchführung aller Geschäftsprozesse in einem vernünftigen Kosten-Nutzen-Verhältnis ermöglichen.
Um dieser Erwartungshaltung gerecht zu werden, warten ERP-Anbieter ständig mit neuen Entwicklungen auf: Die Lösungen werden funktional erweitert und neue Bausteine werden entwickelt. Hinzu kommt, dass sich in den vergangenen Jahren vielzählige Bereiche herauskristallisiert haben, die rund um das ERP-System eingebunden werden wollen. Dazu zählen beispielsweise Systeme für Customer-Relationship-Management (CRM), Supply-Chain-Management (SCM) und Business Intelligence (BI). Mit diesen flankierenden Modulen wuchs auch der Integrationsaufwand. Alternativ dazu werden Schnittstellen zu Drittsystemen entwickelt um die nicht im Standard enthaltenen Anforderungen abdecken zu können.
Darüber hinaus berücksichtigen Anbieter Trends wie bspw. Kollaboration, Digital Business, Mobile, Cloud, Big Data, Business Analytics, Industrie 4.0 uva. und versuchen diese ebenfalls zu integrieren. Die Intention der Softwarehersteller, die operative Abwicklung der Geschäftsprozesse sowie den Betrieb und die Pflege der Softwarelandschaften zu vereinfachen, ist dabei schwer umzusetzen.
Die Digitalisierung und neuen Technologien werfen daher zwangsläufig die Frage auf, wie Anbieter ihre ERP-Architektur in Zukunft betreiben und pflegen sollen: Neue Ansätze dazu sollten nicht aufgeschoben, sondern heute überdacht werden.
Architektur bei Anwendern
Die Architektur innerhalb eines jeden Unternehmens stellen die Strategie, die Geschäftsprozesse und die passende Organisation dar. Was so simpel klingt, erweist sich in der Realität häufig als Herausforderung.
Denn die in den ERP-Systemen abgebildeten Prozesse und Abläufe wachsen oft nicht mit sich ändernden Organisationsstrukturen und Anforderungen mit. Die Folge ist, dass engagierte Mitarbeiter viel Zeit und Know-how in die Entwicklung von Insellösungen und Workarounds investieren, um solche Anforderungen abbilden und umsetzen zu können. Ein klassisches Beispiel ist die mittels Excel disponierte Beschaffung. Spätestens ab diesem Zeitpunkt beginnt eine Abwärtsspirale, denn notwendige Stammdaten werden nicht mehr im bestehenden ERP-System gepflegt und gewartet.
Der Wunsch nach einer leistungsfähigen, anwenderfreundlichen und anpassbaren IT-Lösung ist somit zwangsläufig mit Pflichten für die Anwender verbunden: es bedarf zunächst einer strategischen Ausrichtung, von welcher die Geschäftsprozesse abzuleiten und zu definieren sind und anhand derer die passende Organisation geschaffen wird. Erwähnenswert ist, dass ERP-Systeme hierbei – mit Ausnahme von der Pflege von Stammdaten – nicht unterstützen können. Und ohne gepflegten Stammdaten können ERP-Systeme Anforderungen nicht adäquat abbilden und liefern falsche Ergebnisse.
Hinterfragen und reflektieren Sie Ihre Architektur daher immer wieder aufs Neue und stellen Sie Ihr Unternehmen und ERP-System auf ein stabiles Fundament.
Den Fachartikel, erschienen im ERP Booklet 2016, können Sie hier herunterladen: 
