Vorgehensmodell zur Auswahl von Enterprise Systems
Eine strukturierte Vorgehensmodell-Entwicklung durch den Einsatz des Design-Science-Research-Ansatzes
Der Begriff „Enterprise Systems“ ist in den späten 1990ern entstanden. Inzwischen gibt es kaum ein Unternehmen (Einzel- und Kleinstunternehmer ausgenommen), welches ohne entsprechende Standardsoftware erfolgreich am Markt agieren kann. ERP (Enterprise Resource Planning) und CRM (Customer Relation Management) decken die wesentlichen Prozesse in einem Unternehmen ab. Weitere Standardsoftware-Systeme wie BI (Business Intelligence), DMS (Document Management System) oder PLM (Product Lifecycle Management) bieten zusätzliche Funktionalitäten und fallen ebenfalls in die Kategorie „Enterprise Systems“.
So gut wie kein Unternehmen setzt bei der benötigten IT-Unterstützung von Prozessen heute noch auf Eigenentwicklungen – es sei denn, es definiert darüber seine Alleinstellungsmerkmale gegenüber dem Mitbewerb. Ausgereifte Standardsoftwareprodukte leisten mehr, als ein durchschnittliches Unternehmen je benötigen wird und können kundenspezifisch mittels Customizing (Parametrisierung) angepasst werden.
Möchte man auf ein weit verbreitetes und etabliertes Standardsoftwaresystem setzen, das ins- besondere auf die nationalen Regulatorien Rücksicht nimmt, reduziert sich für die Standard- software-Auswahl die fast unüberschaubare Menge an angebotenen Standardsoftware-Systemen deutlich. Dennoch sollte man auch aus den verbleibenden Standardsoftware-Produkten mit einem erprobten und strukturierten Vorgehen das Passende auswählen. Eine Standardsoft- ware-Auswahl und -Einführung ohne standardisiertes Vorgehen und ohne externe Unterstützung birgt ein hohes Risiko von Budgetüberschreitung, Überschreitung der geplanten Projektdauer, Qualitätsverlust bis hin zum vollständigen Scheitern des Projekts.
Herr Christoph Weiss beschäftigt sich nach seinem Wirtschaftsinformatikstudium seit 1996 mit Enterprise Systems, insbesondere mit ERP-, CRM-, BI-, DMS- und PLM-Systemen. Zuerst in einer internen Rolle als Vertriebscontroller und IT-Manager in einem internationalen Industriebetrieb, anschließend als Leiter für Informationstechnologie und Qualitätsmanagement in einem Großhandelsunternehmen und seit mittlerweile mehr als 18 Jahren als selb- ständiger IT- und Unternehmensberater mit Fokus auf Auswahl, Einführung und stetiger Weiterentwicklung von Enterprise Systems.
In seiner Doktorarbeit hat Christoph Weiss ein domänenunabhängiges und holistisch anwendbares Vorgehensmodell zur Auswahl von Enterprise Systems entwickelt. (Bisherige Vorgehensmodelle haben zumeist nur die Auswahl einzelner Systemtypen unterstützt – also z.B. entweder ERP, CRM, BI, PLM oder DMS.), oder auf einzelne Unternehmensgrößen oder Sektoren abgezielt.
Entstanden ist ein Sechs-Phasen-Vorgehensmodell (mit neun Unterphasen und zwei Begleitphasen), das u.a. aus den Ergebnissen mehrerer Experten-Runden aus Innsbruck und Wien abgeleitet, weiterentwickelt und validiert wurde. Eine Besonderheit an dem Vorgehen ist, dass die Tätigkeit „(Teil-)Eigenentwicklung“ den Entscheidern im Auswahlprojekt immer noch die Möglichkeit einräumt, ganz oder teilweise auf Standardsoftware zu verzichten.
Durch die abschließende „Vergabephase“ mit den Unterphasen „Verhandlung“ und „Entscheidung“ eignet sich das Vorgehensmodell nicht nur für Industrie-, Handels- und Dienst- leistungsunternehmen, sondern auch für die Anwendung in Organisationen, die dem öffentlichen Vergaberecht unterliegen. Bemerkenswert sind auch die unterschiedlichen Evaluierungsmethoden und -kriterien, welche in den unterschiedlichen Phasen und Unterphasen zum Einsatz kommen.
Die Ergebnisse der Arbeit können jedem Unternehmen (von Klein- bis Großunternehmen), welches vor einem Auswahl- und Einführungsprojekt eines Enterprise Systems steht, nur ein- dringlich empfohlen werden.
Ing. Roland Ledinger Geschäftsführer / BRZ Präsident / ADV
Dipl.-Ing. Bernhard Göbl, MSc Partner / Deloitte Consulting Vizepräsident / ADV