Am 27.4.2017 startete die Seminarreihe „Business Performance“ in Salzburg. Acht Teilnehmer aus fünf unterschiedlichen Unternehmen erhielten neue Einblicke in Themen rund um „ERP Evaluierung“ und „Prozessmanagement“. Mag. Johannes Keckeis und Ing. Mag. Christoph Weiss führten die Anwesenden durch die Inhalte.
Teil 1 – Auswahl und Evaluierung von ERP Systemen
ERP Systeme sind heute ab einer gewissen Organisationsgröße unverzichtbar. Die meisten Entscheidungsträger haben dies bereits vor Jahren erkannt und nutzen eines der vielzähligen Systeme. Allerdings tritt irgendwann der Zeitpunkt ein, an dem das vorhandene System den Bedürfnissen und Anforderungen eines sich ständig im Wandel befindenden Unternehmens nicht mehr entspricht.
Spätestens jetzt wird klar, ein neues System muss ins Haus. Doch welche Faktoren müssen bei der Auswahl eines neuen Systems und dem damit zusammenhängenden Changemanagement beachtet werden? Wo beginnt man mit der Suche nach der Stecknadel im ERP-Heuhaufen? Wie wählen Entscheidungsträger die passende Projektmanagement-Strategie, um ihre Ziele inhaltlich, kosten- und zeitoptimiert zu erreichen? Wieso sind ERP Projekte keine IT Projekte?
Mit diesen und weiteren Fragen setzten sich die Seminarteilnehmer im ersten Teil des Seminartages auseinander.
In einem Mix aus sachlichem Vortrag und reger Diskussion äußerten die Teilnehmer einige Herausforderungen und Erfahrungen, mit welchen sie bei der Auswahl und Evaluierung eines neuen ERP Systems zu kämpfen haben.
Auf Grund der Vielzahl der Lösungsanbieter und Implementierungspartner fällt es oft schwer, einen Überblick zu bekommen bzw. sich am Markt zurecht zu finden. Zusätzlich gibt es eine Vielzahl an Lösungsvarianten und Vorgehensweisen zur Einführung, welche ohne professionelles Projekt- und Changemanagement im Bereich Enterprise Software Projekte kurz oder langfristig scheitern bzw. aus dem Ruder laufen, wodurch Mehraufwand und Mehrkosten entstehen.
Laut unterschiedlichen Studien scheitern rund 50% aller ERP Projekte. Diese sind entweder nicht in-time oder in-budget. Oftmals sind Widerstand gegen Veränderung, unrealistische Erwartungen oder schlechtes Projektmanagement Schuld. Zusätzlich erschwert die Anzahl von 1000+ unterschiedlichen Anbietern und Implementierungspartnern im deutschsprachigen Raum die Auswahl erheblich.
Es macht oftmals keinen Sinn, ein System auszuwählen, nur, weil dieses alle Bereiche abdeckt. Zusätzlich muss im Vorfeld abgeklärt werden, welche Bereiche man in welcher Ausprägung abgedeckt haben möchte. Die Entscheidung, ob ein System lokal betrieben wird oder eine Cloudlösung herangezogen werden soll, muss ebenfalls festgelegt werden.
Empfehlungen von Kollegen und Marktbegleitern können oftmals zu einem völlig unpassenden Produkt führen, obwohl man aus der gleichen Branche kommt und eine ähnliche Größe besitzt, da jedes Unternehmen und dessen Prozesse völlig unterschiedlich funktionieren und deshalb nicht vergleichbar sind.
Aus diesem Grund muss die Methodik und Vorgehensweise bei ERP Auswahl und Evaluierungsprojekten in jedem einzelnen Projekt neu festgelegt werden. Nur so kann gewährleistet werden, dass alle projektspezifischen Rahmenbedingungen berücksichtigt werden.
Wollen Sie mehr über die Methodik zur Auswahl und Evaluierung von ERP Systemen und wie Sie die oben beschriebenen Schwierigkeiten vermeiden können wissen? Wir laden Sie gerne zu unserem nächsten Seminar am 18.10.2017 in Wien ein.
Teil 2 – Prozessmanagement im Überblick
Im zweiten Teil der eintägigen Veranstaltung wurde ein weiterer entscheidender Erfolgsfaktor auf dem hart umkämpften Markt thematisiert.
In Folge von Globalisierung steigt die Komplexität der Geschäftsabläufe in Unternehmen, was sich oftmals in unstrukturierten Prozessen und ineffizienten Abläufen widerspiegelt. Unternehmen sehen sich darüber hinaus mit einem sich ständig änderndem Umfeld konfrontiert, an welches die Prozesse angepasst werden müssen, um gegen Mitbewerber bestehen zu können.
Alleine durch die Optimierung der bestehenden Geschäftsprozesse eines Unternehmens kann die Wettbewerbsfähigkeit deutlich gesteigert und die Effizienz der eigenen Arbeitsabläufe gesteigert werden.
Die eigenen Versuche der Erfassung, Dokumentation und Anpassung der bestehenden Prozesse sind meist zeit- und aufwandsintensiv aber leider oft unzureichend. Genau diese Prozesse stellen jedoch die wesentlichen Herausforderungen für ein durchgängiges Management und eine strategische Ausrichtung der Geschäftsprozesse im Unternehmen dar.
Um mit den eigenen Prozessen wettbewerbsfähig zu bleiben, gilt es individuelles und konsequentes Prozessmanagement umzusetzen, damit eine effiziente Gestaltung, Operationalisierung und Steuerung des Unternehmens gewährleistet werden kann. Daher werden die Seminarteilnehmer die folgenden wichtigen Punkte zukünftig in ihren Unternehmen berücksichtigen:
Es gilt zu beachten, dass Prozessmanagement ein systematischer Managementansatz ist, mit dem Geschäftsprozesse, automatisiert oder auch nicht-automatisiert, identifiziert werden können. Diese Prozesse sollten dann dokumentiert, analysiert, optimiert, gemessen, beobachtet und gesteuert werden, um dem eigenen Unternehmen einen Vorteil zu verschaffen. Diese Vorteile sollten zu einer Steigerung der Prozessgüte, Quantifizierung des Zielbeitrags von Prozessen, Schaffen von Transparenz und Kundenorientierung führen.
Oftmals werden Prozesstypen gar nicht unterschieden und alle Prozesse als gleich angesehen. Hier gilt es zum einen Geschäftsprozesse, aus denen sich die obersten Ziele des Unternehmens ableiten lassen, weiteres Führungsprozesse, die prozessübergreifende Planung, Steuerung und Kontrolle des Gesamtunternehmens gewährleisten und Unterstützungsprozesse, die kontinuierliche Ausführung von Geschäfts- bzw. Führungsprozessen ermöglichen, zu unterscheiden.
Häufig werden Prozesse zwar dokumentiert aber dann nicht weiterverwendet und irgendwo abgelegt. Das Ziel sollte jedoch die Erstellung eines Prozessmodelles sein, bei dem unter anderem die Notation als kritischer Faktor zu beachten ist.
So wie sich Prozesse voneinander unterscheiden, gibt es auch unzählige Darstellungsmöglichkeiten für Prozesse. Von EPK über Petri Netze bis zu BPMN 2.0 gibt es unterschiedliche Darstellungsformen und heute auch Softwarelösungen, die diese Darstellung erleichtern sollen. Hier ist es wichtig sich im Vorfeld für das richtige System zu entscheiden und dabei zu beachten, was genau man abbilden möchte.
Sind die Prozesse dokumentiert, können nun anhand einer Prozessanalyse neue Prozesse gestaltet, bestehende Prozesse optimiert oder eine Strukturierung der Prozesse durchgeführt werden. Ein wichtiger Faktor hierbei ist die Entwicklung von Steuerungsinstrumenten, sowie eine Definition von Verantwortlichkeiten und Schnittstellen.
Prozesse können folgende drei Kennzahlen enthalten: Kosten, Zeit und Qualität. Nicht jeder Prozess benötigt alle drei Kennzahlen, allerdings sollte jeder Prozess ein Ziel haben, da seine Existenz sonst fraglich ist und er eventuell auch gestrichen werden kann. Die Zielsetzung von Prozessen sollte als entscheidender Schritt in der Prozessanalyse betrachtet werden.
Das gesamte Thema Prozessmanagement ist enorm umfangreich und betrifft jeden Bereich des Unternehmens, was auch im Dialog mit den Seminarteilnehmern einmal mehr deutlich wurde. In der Kürze der Zeit konnte nur an der Oberfläche dieser Thematik gekratzt werden, allerdings haben sich auch hier schon einige Verbesserungsmöglichkeiten und Optimierungen in der Herangehensweise gezeigt.
Sollten Sie Interesse an den Themen der Seminarreihe „Business Performance“ haben, können Sie gerne unverbindlich unter info@sis-consulting.com weitere Informationen anfragen oder sich auf unserer hier näher über Inhalte und weitere Termine informieren.