Mit der ERP-Standardsoftware zum Erfolg

Autorin:
Monika-Christine Zechmeister, BA

 

Der oberösterreichische Werkzeughersteller Faschang ist in den letzten drei Jahrzehnten stetig gewachsen. Vor sechs Jahren war es schließlich an der Zeit, ein neues ERP-System einzuführen.  Aufgrund der komplexen Thematik und fehlendem Know-how im ERP-Bereich entschied sich die Geschäftsführung dazu, bei der Auswahl und Einführung des zukünftigen ERP-Systems ein externes Beratungsunternehmen hinzuzuziehen. Eine Zusammenarbeit, die das Unternehmen bis heute nicht bereut. Rudolf Faschang (Geschäftsführer der Faschang Werkzeug GmbH), Christoph Weiss (Geschäftsführer der SIS Consulting GmbH) und Bernd Lessmann (Vertriebsleiter der ams.erp Solution GmbH) erzählen im Interview, wie sie dieses spannende ERP-Projekt erlebt haben und worauf es bei der Projektumsetzung ankommt.

Die Faschang Werkzeug GmbH wurde 1988 als Einzelunternehmen in Weng im Innkreis (Oberösterreich) gegründet. Heute entwickelt und produziert das Unternehmen mit mittlerweile fast 130 Mitarbeitern auf einer Gebäudefläche von circa 9.000 Quadratmetern kundenspezifische Klebe-, Mess- und Prüfvorrichtungen, Stanz-, Biege- und Tiefwerkzeuge sowie Sonderbeschläge und CNC Dreh- und Frästeile. Die Kunden von Faschang findet man in Branchen wie Flugzeug- und Anlagenbau, Automotive, Elektrotechnik, in der Möbelindustrie sowie vielen mehr.

Nachdem für das stetig wachsende Unternehmen im Jahr 2012 für das vorhergehende ERP-System keine Service-Unterstützung mehr angeboten wurde, entschied sich Geschäftsführer Rudolf Faschang dazu, ein neues ERP-System einzuführen. Allerdings war intern für diesen umfangreichen und komplexen Bereich nur sehr bedingt Know-how vorhanden. Daher entschloss sich Faschang, für dieses Vorhaben externe Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Empfohlen wurde ihm dafür Mag. Christoph Weiss, der als unabhängiger und neutraler Berater mit seiner langjährigen Erfahrung als der Spezialist im D-A-CH-Raum für die Auswahl und Einführung von ERP-Systemen gilt und über umfassende Marktkenntnisse in der ERP-Branche verfügt.

Im Rahmen des Projektes, das gesamt circa ein halbes Jahr dauerte, analysierte der Berater die gesamten Unternehmensprozesse des oberösterreichischen Werkzeugherstellers Faschang und kümmerte sich sowohl um die Vorbereitung als auch um die Durchführung der ERP-Evaluierung – von der Anbieterpräsentation über detaillierte Prozess-Workshops bis hin zu den Vertragsverhandlungen mit dem ERP-Anbieter. In Folge begleitete Christoph Weiss das Unternehmen auch beratend bei der Implementierung des ERP-Systems.

Im Rahmen der Prozess-Auswahl-Workshops, bei der mehrere ERP-Anbieter ihre Lösungen vorstellten, entschied sich der Werkzeughersteller schließlich für ein ERP-System der Firma ams.erp. Solution GmbH, das speziell für die Branche entwickelt wurde und somit bereits Besonderheiten des Werkzeug- und Formenbaus im Standard enthält.

 

Im Interview:

  • Rudolf Faschang, Geschäftsführer der Faschang Werkzeugbau GmbH
  • Christoph Weiss, Geschäftsführer der SIS Consulting GmbH
  • Bernd Lessmann, Vertriebsleiter der ams.erp Solution GmbH

 

Was waren bei diesem ERP-Projekt die größten Herausforderungen und wie konnten Sie diese lösen?

Faschang: Für uns waren es die größten Herausforderungen, zu sehen, ob wir für so ein Projekt überhaupt genügend personelle Ressourcen haben und die richtigen Key-User zu definieren.

Lessmann: Aufgrund unserer strikten Branchenausrichtung und der daraus resultierenden Erfahrung trafen wir bei Faschang auf keine größeren Herausforderungen. Dadurch konnte das Projekt auch im geplanten Zeitraum von sieben Monaten umgesetzt werden. Neben den klassischen ERP-Funktionalitäten wurden auch die Finanzbuchhaltung, die Personalzeitenerfassung und die gesamte Betriebsdatenerfassung implementiert.

Weiss: Spannend war die Implementierung der Stammdaten, da in der Vergangenheit noch nicht mit Stücklisten gearbeitet wurde.

 

Im Auswahlverfahren wurden Systeme verschiedener Anbieter präsentiert. Wie viele? Was sprach für die gewählte ERP-Software und wo sehen Sie deren Stärken? Gibt es Prozesse, die das gewählte System nicht abdeckt?

Faschang: Der ERP-Anbieter konnte all unsere Fragen überzeugend und mit Leichtigkeit beantworten und präsentieren. Wir sehen eine der Stärken des Systems in der Einzelteilfertigung. Da man nicht zwingend einen Artikel anlegen muss, diesen aber trotzdem rasch wieder findet. Das ERP-System ist sehr flexibel – mit einfachen Klicks kommt man zu jeder erdenklichen Information. Für unser Unternehmen werden alle Prozesse ausreichend abgedeckt.

Lessmann: Die von Faschang gewählte Lösung „ams.erpTOOL“ ist speziell für die Branche entwickelt und inkludiert daher alle Besonderheiten des Werkzeug- und Formenbaus bereits in der Standardversion. Es gilt vielleicht zu erwähnen, dass die gesamte Projektumsetzung ohne kundenindividuelle Programmierung erfolgte – das bedeutet, dass die Firma Faschang mit dem reinen Standard von ams.erp arbeitet.

Weiss: Bei diesem Auswahlverfahren standen zwölf Anbieter auf der Shortlist.

 

Welche sind generell die häufigsten Hürden bei der Implementierung von ERP-Systemen?

Lessmann: Zu große und zu weitreichende Abweichungen vom Software-Standard als Folge individueller Anpassungen und damit einhergehend die Schnittstellenproblematik und Brüche bei der Anbindung von Drittsystemen.

Weiss: Dies kann ich aus langjähriger Erfahrung nur bestätigen. Eine große Herausforderung ist auch immer wieder, dass Geschäftsführer oder Eigentümervorstände gar nicht wissen, was ERP ist. Hier gilt es daher, erst einmal zu vermitteln, was ERP-Systeme können. Grundsätzlich muss man beobachten, dass viele Geschäftsführer mit dem Thema IT überfordert sind. Das wird in Zukunft ein ganz großes Thema werden. Weil man spricht heute zwar überall von Digitalisierung, aber viele können damit gar nichts anfangen. Im Fall der Firma Faschang wusste die Geschäftsführung allerdings, worum es bei ERP geht.

 

Was spricht für die Zusammenarbeit mit einem Beratungsunternehmen und wie haben Sie diese bei diesem ERP-Projekt empfunden?

Faschang: Die Beratung war sehr kompetent und zeichnete sich durch eine äußerst akkurate und terminliche Vorgehensweise aus. Perfekt! Die Zusammenarbeit mit einem externen Berater ist sicherlich auch für ERP-erfahrene Unternehmen interessant, da man dadurch andere Sichtweisen kennenlernt.

Lessmann:  Durch den stringenten Auswahlprozess wurden alle Termine wie geplant eingehalten. Zudem konnten wir schon am Beginn der Ausschreibungsphase auf Basis der vom Beratungshaus erstellten Prozessbeschreibung und des Anforderungskataloges gepaart mit unserer Branchenerfahrung ein Angebot erstellen, welches schließlich in den Auftrag mündete. Das bereits in der Frühphase erstellte Budget konnte im Ende auch als gesamtes Projektbudget eingehalten werden. Somit wurde das Projekt „in time“ und „in budget“ umgesetzt. Generell haben externe und unabhängige Berater einen Blick von außen und argumentieren selten damit, bestimmte Prozesse schon immer so gemacht zu haben. Im Idealfall bringt das Beratungsunternehmen bereits Erfahrung aus Projekten innerhalb der gleichen Branche mit.

 

Welchen Rat möchten Sie Unternehmen geben, die überlegen, ein neues ERP-System einzuführen?

Faschang: Sollten Sie für die Auswahl des ERP-Systems keine erfahrene Person im Haus haben, lassen Sie sich extern beraten. Gehen Sie nicht auf jeden Änderungswunsch der User ein und vermeiden Sie Sonderprogrammierungen. Übernehmen Sie ausschließlich saubere Bestandsdaten in das neue ERP-
System. Halten Sie ausreichend personelle Ressourcen frei.

Lessmann: Ein ERP-System sollte als zentrale Datendrehscheibe möglichst alle Unternehmensbereiche durchgängig und nahtlos abbilden. Dort, wo der Anbieter keinen eigenen Schwerpunkt hat, sollte er zumindest über entsprechende Partnerschaften verfügen.

Weiss: Ganz wichtig ist es zu wissen, dass ein ERP-Auswahl- und Einführungsprojekt kein IT-Projekt, sondern ein Organisationsprojekt ist. Außerdem muss das Management zu 100 Prozent hinter dem Projekt stehen. Ich rate immer, wenn ein interner Projektleiter diese Aufgabe übernimmt und der Geschäftsführer selbst nicht zumindest fünf Minuten lang frei von der Leber weg über das Projekt berichten kann, als interner Projektleiter besser die Finger davon zu lassen. Im Fall der Firma Faschang stand die Geschäftsleitung aber bereits von Anfang an voll hinter dem Projekt. Drittens ist es wichtig, dass gerade jene User, die tagtäglich mit den Prozessen und Systemen arbeiten, auch intensiv in das Projekt involviert werden.

 

Was möchten Sie den Lesern abschließend noch mitgeben?

Faschang: Wir können aus eigener Erfahrung sagen, dass dieser Weg bei der Auswahl des ERP-Systems der richtige war. Trotz ERP-Einführung konnten wir den Umsatz im selben Jahr steigern. Bei der Auswahl eines PDM-Systems hatten wir keine externe Unterstützung in Anspruch genommen, konnten diesen Erfolg nicht verzeichnen und nagen immer noch an den Folgen.

 

Fachartikel zum Download

Dieser Fachartikel wurde im ERP Booklet 2020 veröffentlicht.

Titel: ERP Booklet 2020
Herausgeber: SIS Consulting GmbH, Innsbruck
Verlag: ADV Handelsgesellschaft m.b.H., Wien
Taschenbuch, Softcover, 148 x 210 mm
132 Seiten, Farbe
ISBN: 978-3-901198-29-8
www.erp-booklet.com