Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein reines PDF oder Papier ist keine E-Rechnung.
Bedeutung in der Praxis
In Deutschland müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen seit 2025 empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung wird gestaffelt eingeführt. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten teils eigene Regeln, auch in Österreich. Das ERP-System muss E-Rechnungen erzeugen und lesen, archivieren und mit GoBD-konformer Revisionssicherheit ablegen.
Beispiel
Eine Eingangsrechnung kommt als XML-Datei, wird automatisch geprüft, mit der Bestellung abgeglichen und ohne manuelle Erfassung gebucht.
Abgrenzung
Das EDI tauscht Geschäftsdokumente über vereinbarte Formate aus. Die E-Rechnung ist ein standardisiertes Rechnungsformat, das keinen individuellen EDI-Vertrag braucht.