Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind ein Regelwerk der deutschen Finanzverwaltung. In Österreich gelten vergleichbare Vorgaben der Bundesabgabenordnung.
Bedeutung in der Praxis
Die Grundsätze verlangen Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung, Ordnung und Unveränderbarkeit. Unternehmen müssen eine Verfahrensdokumentation führen und der Finanzverwaltung Zugriff auf die Daten ermöglichen. Die Aufbewahrungsfristen betragen je nach Unterlage sechs bis zehn Jahre. Ein ERP-System muss diese Anforderungen technisch unterstützen (Revisionssicherheit).
Beispiel
Eine gebuchte Rechnung darf nicht mehr gelöscht oder überschrieben werden. Korrekturen erfolgen über eine Stornobuchung, die ebenfalls protokolliert wird.
Abgrenzung
Die DSGVO fordert Löschung, wenn Daten nicht mehr gebraucht werden. Die GoBD und Handelsrecht verlangen Aufbewahrung. Die Fristen sind zu beachten.